Hyra kontor? Vad du bör tänka på under pandemin

Pandemisäkrade kontor är det nya svarta. Chefer för företag världen över har på kort tid blivit tvungna att ställa om till digitala affärsprocesser samtidigt som de behövt ta ett nytt grepp om eventuella kontorslösningar. För dig som är chef på ett mellan- eller storbolag innebär detta att du behöver fundera på kortsiktiga kontorslösningar, nya jobbmönster och potentiellt långsiktiga design-uppgraderingar som sätter hygien i centrum. Samtidigt som du kanske övervägt möjligheten att inte hyra en egen kontorslokal överhuvudtaget med tanke på att distansarbete visat sig fungera. I denna artikel får du djupare förståelse för hur du ska designa ett kontor för framtiden och nuet men även vilka alternativa kontorslösningar som eventuellt kan passa dig och ditt företag.

Kostsamma hyreskontrakt 

Den svenska regeringen beslutade i april 2020 att sänka hyreskostnaderna fram till juni för vissa industrier såsom; sällanköpshandel, hotell, restaurang och vissa andra verksamheter. 

Företagsledare inom alla industrier har de senaste månaderna blivit tvungna att skära ned på kostnader där de har kunnat. Men dessvärre har ett återkommande problem för många företag varit att de har suttit fast i hyreskontrakt som de inte kunnat bryta eller minska avgifterna för, vilket lett till en läckande pengapåse. Det tråkigaste i hela kråksången är att lokalerna dessutom stått tomma. Detta har utmynnat i att företagsledare blivit tvungna att avskeda anställda bara för att kunna betala hyran. Ingen kunde såklart föreställa sig att en pandemi skulle slå till och påverka oss människor negativt på alla tänkbara vis, ekonomiska som fysiska och mentala, och därmed kunde ingen förbereda sig inför det. Men nu när vi är medvetna om att det kan ske, hur kan du förbereda dig på bästa vis inför framtida kriser vad gäller kontorslösningar?

Att ta in i beräkningen vid val av kontorslokal

För att få förståelse för vilket typ av kontor som skulle passa ditt företag bäst gäller det att titta inåt. Bland annat genom att fråga de anställda hur de vill att deras arbetsdagar ska se ut och kombinera det med era ekonomiska förutsättningar. För att få en bättre helhetsbild över era behov kan du svara på dessa frågor:

• Hur många anställda har vi? 
• Hur många avdelningar har vi? (Marknadsföring, utveckling, ekonomi etc.) 
• Var bor de anställda? 
• Hur många av de anställda vill alternera mellan att jobba hemifrån kontra på kontor? 
• Hur många av de anställda vill jobba hemifrån enbart?
• Hur många av de anställda vill jobba på kontoret alla dagar i veckan? 

I en undersökning gjord av Easthill Consulting säger 50 % av de svarande att de känner sig mindre nära sina kollegor, och 45 % säger att de känner sig mindre produktiva när de arbetar hemifrån. Vi är sociala djur som har lätt för att anpassa oss till vilken ny situation som helst. Men det betyder inte att vi för den sakens skull trivs särskilt bra i det vi blivit tvingade till att vänja oss vid. Med det i åtanke är det ett tips att få svar från dina anställda om varför de föredrar en arbetsplats från en annan. Undersökningar visar nämligen att mental ohälsa har ökat under pandemins gång och depression/nedstämdhet kan bidra till att många hellre isolerar sig än träffar andra personer. Med det sagt kan det alltså finnas bakomliggande orsaker till varför någon hellre vill jobba hemifrån än på kontoret, annat än att de helt enkelt tycker det är skönt att jobba hemifrån. Med svaren på frågorna ovan i bakhuvudet, följer här exempel på vad du kan tänka på vid beslut om kontorslokal.

Arbetsmönster 

Är det något denna pandemi har lärt världens människor så är det att många personer på en och samma plats inte är optimalt för hälsan, och det är därmed inget som säger att det inte är vettigt att redan nu anpassa sig inför fler pandemier. Det är därför som det är viktigt att  utvärdera arbetsmönster. Om det visar sig utifrån din enkät att 70 % av de anställda helst vill alternera mellan kontoret och hemmet, kan ett förslag vara att hyra ett kontor på ett kontorshotell och ha ett rullande schema på vilka som befinner sig på kontoret var dag. Schemat kan utformas avdelningsvis eller beroende på vilka möten som sker varje vecka. På så vis slipper du låsa in dig i ett dyrt hyreskontrakt för en lokal som ändå inte alla vill befinna sig i. Ett annat tänkbart scenario är att 70 % vill befinna sig på kontoret varje dag i veckan medan övriga 30 % vill alternera. Då kan du hyra ett större rum i ett kontorshotell som agerar som ert fasta kontor med fasta platser för de som vill vara där på heltid, och hyra flex-platser för de som inte vill det. 

Samtidigt som du snabbt kan avskriva dig kontrakt om era förutsättningar plötsligt skulle förändras. Arbetsmönster handlar också om vad ni som företag företar er. Affärsskribenten Jerry Useem, som skriver för The Atlantic, berättar att det är extra viktigt för komplex och kreativ problemlösning att kommunikationen sker ansikte mot ansikte, alltså i samma fysiska rum. Resultaten blir således bättre av att människor kan se varandra. Till saken hör även att vi tenderar att kunna bygga förtroende enklare och tillit oss människor emellan när vi ser varandra.

Baserat på vad ni gör och vilka positioner som finns i bolaget, kombinerat med de anställdas egen uppfattning kring vart de vill jobba, kan du enklare ta ett beslut om plats och lokaler. Om ert företag t.ex. till större delen består av programmerare, kanske ni då endast behöver boka mötesrum en till två gånger i månaden för att gå igenom mer komplexa problem och tillbringa resten av tiden på olika håll, om de anställda föredrar det. Eller motsatsen, om ni är en kreativ byrå där större delen av jobbet sker i långdragna itereringsprocesser, då behöver ni förmodligen en plats som ni kan kalla för er.

Kontorsdesign 

Det är upp till varje individ att besluta kring sin egen hälsa och avgöra huruvida hon vill befinna sig på en plats med många människor eller inte. Men det företag kan göra är att skapa de bästa förutsättningarna för att alla ska kunna befinna sig i samma miljö. Kontor och hyreskontor världen över kommer därmed gynnas av att se till att kontoren är utformade utifrån ett hygien-perspektiv. Experter tror nämligen att framgångsrika kontorslokaler i framtiden kommer utformas mer och mer som sjukhus gör, detta för att företag ska kunna fortsätta som vanligt, även under kriser. Att designa utifrån hygieniska faktorer behöver inte nödvändigtvis kosta mer men om det gör det kommer de minskade antal sjukdagarna snabbt hämta tillbaka den extra kostnaden. Hur kan ett sådant kontor tänkas se ut?

Det vi ser är fler hygienstationer, färre sittplatser i rummen, 2 meters avstånd mellan bord i samma rum, kombinerat med automatiska dörrar som ingen behöver vidröra. En annan aspekt av det hela är materialval. Om man förr endast behövde välja material utifrån vad som såg vackert ut måste man idag tänka på att välja material som klarar av starka städmedel, som dessutom appliceras oftare. Vilket leder oss in på att städning av lokalerna måste ske mer frekvent för att minska smittorisken ytterligare. 

Att ta sig till och från jobbet 

Trots att svenskar har fått relativt stor frihet att röra sig som de vill under pandemin är det många som drar sig från att åka kommunalt till arbetsplatsen. Inte bara för att de själva riskerar att bli sjuka men också för att de riskerar att smitta sina anhöriga. Alla okontrollerade miljöer, såsom tunnelbanor och bussar, ökar smittorisken. Här skulle du som arbetsgivare kunna hjälpa till genom att se till att färden till jobbet är mindre riskabel. Ett sätt att göra detta är att anordna minibussar som hämtar upp de anställda på en bestämd plats, som de allra flesta kan cykla eller gå till. Ett annat sätt är att stötta med bidrag till cykel, moped eller elsparkcyklar. Ytterligare en faktor att ta i beräkning är var dina medarbetare bor. Att kartlägga allas hemområden gör att du kan se om ni kan hyra in er i flera olika lokaler, belägna på olika platser.

Budget, välmående och produktivitet 

Forskning visar att nöjda anställda leder till ekonomisk tillväxt. Ett sätt att öka nöjdheten är att se till att alla får göra sina röster hörda, och känna att de har något att säga till om gällande sin arbetslivssituation. Allt hänger ihop likt ett ekosystem. Om dina medarbetare mår dåligt eller vantrivs, minskar produktiviteten och resultaten försämras. Om era lokalkostnader då dessutom är för dyra blir det extra stor belastning på företaget som helhet. Att utröna vilka behov ni har som företag och ned på individnivå gör att du får en tydligare bild av vägen framåt för att sedan kunna göra positiva förändringar därefter.