Hur storbolag gynnas av kontorshotell under och efter COVID-19

Det har skett mycket i världen år 2020 och den största förändringen i varje individs privatliv är att de har fått anpassa sig till ett liv i hemmet. Stora delar av världens företag håller fortfarande sina kontor stängda medan svenska företag öppnar upp sina kontor och coworking-lokaler igen. Anpassningen till ett liv på hemmaplan var ansträngande för många både mentalt och fysiskt, men den positiva effekten av det är att företag och anställda har fått rum att tänka om kring sina vanor och arbetsliv. Du som HR-chef eller VD på ett större företag har förmodligen spekulerat i huruvida det verkligen är nödvändigt att husera alla anställda på ett och samma kontor och betala den ofta höga hyran, då det påtvingade distansarbetet har bevisat för dig att det faktiskt är möjligt att effektivt styra ett företag trots distansen. Syftet med denna artikel är att ge dig bättre förståelse för hur du kan optimera nyttjandet av fysiska kontor och samtidigt se till dina anställdas behov.

Inverkan på den fysiska och mentala hälsan av hemmakontor 

Distansarbete har gjort att många anställda fått upp ögonen för ett liv som kretsar kring hemmet. En SIFO-undersökning med 1 000 svarande visar att 68 % upplever att de har god balans mellan arbete och fritid. De tillfrågade klarar alltså av att stänga ned datorn vid dagens slut och lämna jobbet bakom sig, för att istället fokusera på övriga livet. Däremot upplever 30 % att distansarbetet har påverkat lagkänslan, kollegorna emellan, negativt. Detta ger en indikation till varför det endast är 4 av 10 som vill fortsätta jobba hemifrån medan övriga 6 vill återvända till kontoret. Det är uppenbart att arbete hemifrån bidrar till att många naturliga sociala interaktioner uteblir. Fika, AW:s och småprat på raster har bytts ut mot virtuella möten där jobbet och produktivitet står i fokus. Detta har lett till att många känner sig frånkopplade sina kollegor, vilket i det långa loppet kan skapa starka ensamhetskänslor.

Detta som ett direkt resultat av den allmänna ångesten och rädslan för att själv bli sjuk eller för att en närstående ska bli sjuk, men också mycket på grund av isolering. Som grädde på moset tenderar många att röra på kroppen mindre när de jobbar hemifrån eftersom promenader till och från tunnelbanan eller till lunchen på jobbet uteblir. Detta i kombination med att många avhåller sig från att gå till gymmet på grund av ökad smittorisk. Dessa två faktorer; isolering och minskad aktivitet kan leda till ett mer nedstämt känslotillstånd. Något som ofta resulterar i sämre arbetsprestation och mindre motivation i allmänhet, till att göra något överhuvudtaget. I skrivande stund finner vi företag som har öppnat upp sina kontor och som då gärna ser att alla anställda kommer till kontoret. Det går inte riktigt ihop med den pågående pandemin och var persons egen uppfattning om smittorisk och sin hälsa. Många tar nämligen beslutet att självisolera sig för att inte riskera att smitta närstående. Hur kan du bemöta dina anställdas olika behov och samtidigt garantera ditt företags ‘välmående’? Det är många faktorer att ta in; psykisk och fysisk hälsa, arbetsförmåga, smittorisk, kostnader och huruvida det verkligen är rimligt eller inte att, för det första, tvinga anställda att gå till kontoret och för det andra, hålla alla i virtuella möten framför datorn hela arbetsdagen. Med dessa faktorer i åtanke, låt oss gå vidare med att se hur andra kontorslösningar skulle kunna bidra till att många av dem bemöts.

Fördelarna med att inte hyra egna kontorslokaler 

Storföretag världen över har börjat ifrågasätta hur vettigt det egentligen är att hyra, ibland hela egna kontorsbyggnader men även egna kontorslokaler. Jes Staley, VD för en av världens största banker, Barclay’s, säger i ett uttalande: “Det kommer kräva en långsiktig förändring i hur vi tänker kring våra kontorslösningar… tanken av att ha 7 000 personer i en och samma byggnad kan höra till det förflutna.” Staley ämnar alltså utforska vilka alternativ det finns till andra former av kontorslösningar. Anledningarna till detta är väldigt många, men låt oss vidare utforska några av dem för att få förståelse för vad du kan tjäna på att avveckla kontorslokaler, för att sedan gå in på vilka alternativ du har gällande kontorsplatser.

Kontorshyra 

Hyran för en egen kontorslokal på över 100 kvm kostar allt mellan 25 000-100 0000 kr i Stockholm, beroende på läge. En slant som är konstant och orubblig, då du inte kan påverka den på något sätt om dina omständigheter skulle komma att förändras. Nu under pandemin har säkerligen dina lokaler till mesta del stått tomma, och de pengar du har lagt på hyran som skulle kunnat gå till t.ex. affärsutveckling har kastats i sjön.

Ej geografiskt bunden 

I alla tider har det varit kutym att inom alla industrier ha ett huvudkontor. En plats där alla anställda kan samlas, dit kunder kan bjudas in och där medarbetare kan samarbeta smidigt och enkelt. Detta har inneburit att nya tjänster som publicerats har varit platsbundna. Det negativa med det är att talanger som bor långt ifrån huvudkontoret då avhåller sig ifrån att ansöka till positionen. Med en mer flexibel kontorslösning däremot, kan du attrahera talanger från alla Sveriges hörn. Du har dessutom på sistone fått bevis på att de allra flesta klarar av att arbeta från annan plats och det är därmed inget som hindrar en nyanställd från att klara av det lika bra. Kom ihåg dock att för att anställa en ny person på distans och få henne att trivas, samt känna att hon har full förståelse för hur ni arbetar, kräver det en väl utstakad online on-boarding-process.

Hygien 

Att samla alltför många människor på en och samma plats är i dagsläget inte optimalt. Ju fler personer som nyttjar samma lokaler, desto högre risk för smitta. Det kräver även att städning sker oftare, vilket i sig ökar kostnaderna. Enbart ur smittosynpunkt är det rimligt att ha så få människor på en och samma plats som möjligt. Det gäller kanske inte heller enbart under pågående pandemi utan kan även vara värt att ha i åtanke när det handlar om influensor och andra återkommande sjukdomar. Friska medarbetare innebär färre sjukdomsdagar, vilket i sig genererar mer vinst. 

Digitala verktyg 

Whiteboards är nästintill ett minne blott. Numera sker större delen av kreativa processer, projektplanering och mötesanteckningar online. Antalet verktyg för team-processer och produktionsledning har skjutit i höjden de senaste 10 åren. Det finns i princip digitala arbetsverktyg för varenda industri. Verktyg som du använder för t.ex. att; 

•  se till att varje medarbetare är medveten om vilka uppgifter denne ska utföra och när. 
• hålla projektplanen inom en viss tidsram.
• mäta KPI:er och se till att de hålls.

Dessa verktyg har gjort att ett arbetsliv online är möjligt då alla medarbetare får en klar och tydlig bild på vad som behövs göras, när det ska göras och varför. Att arbeta på detta vis har varit ovärderligt de senaste månaderna och har möjliggjort en smidig arbetsprocess inom alla industrier.

Mindre tid lagd på logistik och administration 

Inköp i form av kaffe, frukt och kontorsmateriel hanteras oftast av en receptionist och som bekostas av ditt företag. Om du däremot hyr in dig hos någon som erhåller kontorstjänster undviker du dessa kostnader och sparar in tid. Du behöver inte heller boka städning eller fönsterputsning av själva lokalen. Det blir helt enkelt några färre ting att tänka på i kombination med minskade kostnader.

Alternativ till att investera i ett stort kontor

När du nu har en tydligare bild kring varför du inte nödvändigtvis behöver ha ett eget kontor för ditt företag, låt oss kika på dina alternativ. 

Satellitkontor 

Innehåller dina medarbetarundersökningar frågor kring hur nöjda de är med det geografiska läget av kontoret? Om inte så är det dags att ta med den frågan i undersökningarna. Många som pendlar långt känner nämligen ökad stress på grund av att det blir ännu svårare att få ihop livspusslet på grund av restiden. Detta leder i sin tur till sämre arbetsprestation och därmed sämre resultat. Därför gynnar det dig som arbetsgivare att lyssna på vad de har att säga och se vilka lösningar som finns utöver det befintliga kontoret. Kanske finns det flera medarbetare som bor på samma plats? Då kan du se om det finns möjlighet att hyra ett mindre s.k. ‘satellitkontor’ i deras stad. 

Coworking-lokaler 

Coworking-lokaler kan nyttjas på olika vis. Dels kan du hyra ett rum i lokalen som nyttjas enbart av dina medarbetare och dels kan du hyra sittplatser i lokalen. Det har sina olika fördelar. 

Hyra rum 

Under pandemin är det många som känner att de kommer riskera att stöta på för många människor på ert kontor. Ert kontor blir alltså en okontrollerad yta där de inte kan påverka hur många människor de träffar under en dag. Däremot, i ett rum med begränsat antal sittplatser kan miljön kontrolleras bättre, samtidigt som de anställda får glädjen av att jobba bredvid och med varandra. Om du helt väljer att stänga ert kontor kan det vara till stor fördel att hyra rum i flera olika coworking-lokaler, baserat på vart de anställda bor. Medarbetarna kan på så vis välja vilken coworking lokal de väljer att jobba utifrån och välja hur många dagar de vill befinna sig på plats. Kanske kommer de bara till rummet när viktiga beslut ska tas eller när kreativa processer ska inledas. På så vis får de mer flexibilitet att alternera mellan att jobba hemifrån och på plats. 

Hyra kontorsplatser 

Många coworking-lokaler erbjuder uthyrning av kontorsplatser. Det innefattar ett eget skrivbord och stol kombinerat med alla andra erbjudanden så som gym, kök, wi-fi och bokningsbara mötesrum. Det brukar även finnas möjlighet att hyra platsen endast några dagar i veckan, beroende på behov. Enskilda kontorsplatser är alltså utmärkt för de som trivs mer med en varierande arbetsvecka där de kan alternera mellan att vara hemma och på kontorsplatsen. Det gör att de enklare kan välja hur sociala de vill vara den veckan också. För dig innebär det minskade kostnader och nöjdare anställda.

Kontorshotell

Ett tredje alternativ är att hyra in sig på ett kontorshotell där flera företag sitter och arbetar i sina egna större eller mindre rum, fast i samma hus. Även detta innebär minskade hyreskostnader men också ett socialt sammanhang för de som vill jobba därifrån. 

Utöver nämnda fördelar och nackdelar gällande kontorslösningar är det upp till dig som företagsledare att se till att de anställda är nöjda och trivs både fysiskt och mentalt på jobbet. Att skapa medarbetarundersökningar, eller rentav fråga varje person varifrån de helst skulle vilja jobba, är ett enkelt sätt att få fler att trivas. De känner sig hörda och behöver inte oroa sig för att deras behov inte kommer tillgodoses. Och även fast du inte kan bemöta varje enskild individs behov, bidrar frågan i sig till en större känsla av samhörighet och uppmuntran. Ett annat sätt för dig att förstå hur dina medarbetare helst vill ha det är att skapa en omröstning där alla får lägga sin röst angående kontorslösningen. På så vis känner sig alla delaktiga samtidigt som du får stöd i beslutstagandet.