Anställa på distans? Så här gör du

Att anställa nya medarbetare under en tid då fysiska möten är att avstå ifrån kan tyckas problematiskt och komplicerat. Inte bara för att det är svårt att få en bra uppfattning om någon online utan också för att du inte kan se hur personen beter sig i andra situationer än under intervjun. Med hjälp av digitala verktyg och tillgång till coworking spaces kan du som chef eller rekryterare underlätta för dig själv i rekryteringsprocessen. Låt oss titta på hur:

Digitala verktyg för rekrytering på distans

Antalet digitala verktyg inom rekrytering har skjutit i höjden det senaste decenniet, vilket är ett resultat av teknologins utveckling i kombination med en mer rörlig arbetsmarknad. Människor byter helt enkelt jobb oftare än vad de gjort tidigare. Antalet ansökningar till varje jobb inom många industrier har också ökat markant, vilket gör varje anställningsprocess mer komplicerad då rekryteraren snabbt måste förstå, från hundratals CV:n, vem hen ska gå vidare med. Det är dock oftast alldeles för tidskrävande att göra på egen hand, vilket har gett upphov till bl.a. AI-baserade verktyg som hjälper till att läsa av CV:n. Detta är kanon för dig som behöver anställa på distans. Verktygen är många och det finns i princip ett för varje steg i rekryteringsprocessen, men låt oss kika på några väl utvalda verktyg som kan tänkas passa din situation.

AI-baserade screeningverktyg 

AI som läser CV:n

Som redan nämnt finns det avancerade AI-baserade verktyg som gör en initial screening av CV:n och som användas . Hur går det till? Jo, CV:n laddas upp i verktyget. Du ställer in filter-inställningar som meddelar verktyget vad du söker i form av: erfarenhet, utbildning och förmågor. Verktyget gör en screening av alla CV:n och genererar en rankad lista med de personer det anser du borde gå vidare med. 

Det är till och med så pass avancerat att verktyget ger dig förklaringar till varför det anser att de fem till tio personer det valt ut rankas högst. Med denna information kan du då enkelt kontakta de du vill gå vidare med och bjuda in dem till intervju. Det är fördelaktigt på så vis att du både sparar pengar och får en högre kvalitet på din rekrytering. 

Digitala intervju-chatbotar 

För att krympa listan med potentiella rekryter ytterligare kan du, som ett andra steg, använda dig utav en chatbot som också är en form av screening-verktyg och som intervjuar personen genom en chatt. Innan du skickar chatt-länken till kandidaterna berättar du för verktyget vad du söker i en person, på samma vis som beskrivet ovan. I konversationen mellan bot och kandidat ställer boten standardiserade intervjufrågor, alltså sådana du hade ställt under en fysisk intervju. 

Den frågar om arbetslivsrelaterade situationer och hur kandidaten hanterade dem, aspirationer för det aktuella jobbet samt om löneanspråk, om man så vill. En värdefull funktion är den att boten kan utvärdera kandidatens sagda förmågor. Den kan testa kandidaterna på t.ex. dess programmerings- och språkkunskaper och matematik, vilket gör att du enkelt kan sålla bort de som inte uppfyller dina krav. 

Det är förståeligt om du känner motstånd till att lämna ut en sådan viktig del av processen till en dator, men saken är den att människor tenderar att vara mer sanningsenliga när de pratar med en bot jämfört med när de pratar med människor. Vilket betyder att du kan få en ganska nyanserad bild av en person bara utifrån text. 

Onboarding  

Låt säga att du nu har anställt en person och ni båda är peppade på att komma igång, men på grund av hemarbete kan du inte finnas där i samma mån för att svara på personens frågor gällande jobbet. Detta kan skapa diverse problem både för företaget och för medarbetaren, för det är ju som så att det egentliga jobbet börjar när du väl har anställt en person. Det är nu som du ska du få din nya medarbetare att trivas och hjälpa hen att komma in i sitt nya jobb. Vilket är komplicerat när ni inte sitter i samma lokal. 

En lösning på detta är att ta hjälp av onboarding-assistenter. Du kan se dessa virtuella assistenter som HR-personalens högra hand. De vet allt om friskvårdsbidrag, företagsaktiviteter, företagsvärderingar, de anställdas scheman och hur företaget jobbar med diverse policys. Du kan även bygga dina egna onboarding-planer som innehåller förklarande filmer och powerpointpresentationer, allt som kan tänkas vara till hjälp för att medarbetaren ska känna sig hemma. 

Hur hittar du dessa verktyg? 

Börja med att Googla t.ex. “virtual onboarding assistant” och “intervju chatbot”. Många verktyg är i grunden skapade med engelska som förstaspråk men många tillhandahåller flera språk. Gör en snabb marknadsanalys av priser, funktioner och annat som är viktigt för dig. Kontakta sedan de olika företagen för att få demos av verktygen. På så vis får du snabbt förståelse för hur de fungerar. 

Vikten av den geografiska platsen

När du nu vet lite om hur du kan förenkla anställningsprocessen och samtidigt utföra den på distans, kan det vara värt att reflektera över hur viktigt det är för dig att dina anställda befinner sig i samma stad. Pandemin har gett upphov till stora förändringar i hur vi jobbar, vår digitala värld har blivit större och vår fysiska har krympt. Vilket har lett till att företag världen över tänker om gällande kontorslokaler och var deras anställda är baserade.

Anställa en person från annan plats 

Det som brukade vara en av de största anledningarna till varför någon tog och fick ett jobb, var att personen bodde i samma stad som kontoret var beläget. Men nu, när de allra flesta jobbar hemifrån och har lärt sig hur man jobbar tillsammans fast på distans, är det inte lika viktigt längre. Därför kan du vässa ögonen och leta efter talang över hela Sverige, eller till och med utomlands. Du kan således skriva jobbannonser som inte är kopplade till en särskild plats, vilket kommer öka ansökningarna och dina valmöjligheter markant.

Även fast den du tillslut anställer jobbar hemifrån och inte bor i samma stad som du, behöver det inte nödvändigtvis betyda att hen vill jobba hemifrån. Därmed skulle du som arbetsgivare kunna erbjuda möjligheten att hyra ett satellitkontor åt personen eller en plats på ett coworking space. Satellitkontor är främst fördelaktigt om du anställer många personer som bor i samma stad. På så vis får ni en hub någonstans i landet, vilket gynnar er som företag bl.a. för att de anställda kan sprida ordet om er på plats, samtidigt som det gynnar de anställda då de får social kontakt och nöjet att jobba öga mot öga.

Coworking space för intervju

Om du trots allt känner att du vill möta dina intervju-kandidater i ett fysiskt rum, och vill göra det på ett corona-säkert sätt, är det en rekommendation att boka ett mötesrum på ett coworking space. De lokalerna har nämligen anpassats för att minimera smittspridning, så därför kan du hålla i intervjun utan problem och utan att behöva ha en egen kontorslokal till ditt förfogande.